DIN GUIDE TIL EN VELLYKKET DIGITAL GENERALFORSAMLING

Trods vacciner og udsigt til genåbning af samfundet og dermed afholdelse af de ordinære generalforsamlinger, kan mange foreninger have glæde af at afholde en digital generalforsamling.

Men selvom det umiddelbart kan virke uoverskueligt at planlægge en digital generalforsamling, kan man med den rigtige forberedelse sagtens gøre det til en succes.

Jeg har samlet alt, hvad I behøver at vide, lige her:

 

Inden I planlægger generalforsamlingen

Det allerførste, I skal gøre, er at sikre jer, at foreningens vedtægter giver jer mulighed for at afholde generalforsamlingen digitalt - det er vigtigt at få styr på, inden I går videre med jeres planlægning.
Der kan være stor forskel på, hvor mange krav vedtægterne stiller til generalforsamlingen - og I skal være sikre på, at I lever op til dem alle.
Der kan f.eks. være krav om hemmelige afstemninger, brevstemmer, fuldmagter eller andre meget nøje beskrevne afstemningsformer.
Tag eventuelt fat i jeres administrator for at høre om mulighederne for en digital generalforsamling i jeres forening.

Det er også vigtigt, at I sikrer jer, at jeres medlemmer er trygge ved en digital generalforsamling. Kan de deltage? Har de kompetencerne og udstyret til at være deltagere i den demokratiske proces, selvom det foregår online? Hvis medlemmerne ikke er klar, er det vigtigt, at I finder en løsning på det, inden I går videre. Det er nemlig bestyrelsens ansvar, at medlemmerne har lige så god mulighed for at deltage, som hvis I holdt en fysisk generalforsamling.

En digital generalforsamling behøver ikke være 100 % digital.
I kan selvfølgelig vælge den helt digitale løsning, hvor I alle sidder hjemme bag hver jeres skærm, men I kan også vælge en blandet løsning, eller måske en almindelig generalforsamling med mulighed for at de medlemmer, der har lyst, kan deltage digitalt.

Fordelene ved den helt digitale generalforsamling er, at alle sidder i samme situation. Fordi alle deltager digitalt, kommer ingen til at opleve, at de “bliver koblet af” eller ikke kan følge med. Til gengæld kræver den helt digitale generalforsamling i højere grad, at alle medlemmer er vant til at bruge IT i deres dagligdag.
Har man mange medlemmer, der ikke er vant til at deltage i møder online, kan det være en fordel at de medlemmer, der ikke er trygge ved den digitale løsning, kan møde fysisk op. 

Sådan planlægger I generalforsamlingen

Bestyrelsen planlægger generalforsamlingen og sørger for, at der er én, der har styr på IT og én, der er tovholder.

Tag evt. fat i jeres daglige ejendomsadministrator, som kan hjælpe jer med planlægningen af jeres digitale generalforsamling.

  • Lav sammen nogle retningslinjer for den gode generalforsamling. Skal mikrofonerne være slukket? Skal man række hånden op, hvis man har spørgsmål?
    Send retningslinjerne med indkaldelsen, så medlemmerne har mulighed for at læse dem igennem inden mødet.

  • Beslut, om deltagerne skal bruge kamera på mødet. Det stiller krav til forbindelsen, hvis man har mange medlemmer med på video.

  • Brug et PowerPoint-show og deling af skærm på den elektroniske platform, I har valgt. På den måde kan I skabe fokus og struktur på generalforsamlingen. Her kan I f.eks. også vise regnskabet og budgettet.

  • Tag en snak om, hvilke krav I har til IT-løsningerne, og hvilke programmer I gerne vil bruge. I skal også overveje, om I har brug for et separat program til en eventuel afstemning.

Sådan afholder I generalforsamlingen
Det er en god idé at holde generalprøve inden selve generalforsamlingen. Så kan I teste udstyr og programmer igennem, så risikoen for tekniske problem bliver mindst mulig.

Selvom I har holdt generalprøve, er I nødt til at være forberedt på, at noget kan gå galt undervejs - og derfor er det en god idé at have afklaret, hvordan I vil håndtere det. Hvem står for teknisk support? Hvad gør I, hvis en deltager mister forbindelsen eller ikke kan stemme?
Det er en god idé at vælge en fra bestyrelsen, som medlemmerne kan kontakte på telefon, hvis de får tekniske problemer eller har brug for hjælp undervejs. På den måde er medlemmerne mere trygge undervejs, og bliver der problemer, forstyrrer det mødet mindst muligt.

På selve dagen er det vigtigt, at I har afsat tid til at få styr på det tekniske, inden I går i gang - I kan f.eks. skrive til medlemmerne, at de gerne skal logge på en halv time inden generalforsamlingen starter, så I har mulighed for at få teknikken til at spille inden selve mødet. Derudover er det en god idé at sørge for, at alle medlemmerne kan følge med i, hvor langt I er nået i dagsordenen. Det kan f.eks. gøres ved at lave et PowerPoint-show med den udsendte dagsorden, som man viser på en skærm, der deles med alle medlemmerne.

 
Og så er det vist blevet tid til at ønske jer god fornøjelse med jeres første digitale generalforsamling!


Hvis I er blevet nysgerrige, har spørgsmål, eller I har brug for rådgivning eller assistance, er I velkomne til at tage fat i Line Lohmann fra Administration|Nord på 60156451 eller LILO@admnord.dk.